Для кого: владелец и инвестор — это ваша главная глава; управляющий — обязательный минимум: P&L, прайм-кост, безубыток.
Здесь Freshli отвечает на три вопроса владельца: сколько заработали (P&L), где деньги (cashflow и кошелёк) и сколько можно забрать (доступно к распределению).
P&L: сколько заработали
P&L (отчёт о прибылях и убытках) — прибыль «по начислению»: доходы и расходы месяца, к которому они относятся, независимо от того, когда прошли деньги.
Структура сверху вниз:
Выручка → Себестоимость → Маржа → Операционные расходы → Операционная прибыль → Налог → Чистая прибыль
Откуда данные: выручка и себестоимость — из iiko автоматически; остальные расходы — из 1С, банковской выписки или файла ОПиУ. Принцип честности: если статьи за месяц нет — Freshli показывает прочерк или переносит с прошлого месяца с прямой оговоркой «оценочно», но никогда не рисует «примерную прибыль» молча.
Как читать P&L за 5 минут: 1. Чистая прибыль и % от выручки. Ориентир у каждого формата свой — важнее динамика: процент держится или тает. Устойчиво около нуля при живой выручке — повод копать в расходы. 2. Колонки Δ% мес и Δ% год — что изменилось против прошлого месяца и прошлого года. Ищите статьи, которые выросли быстрее выручки. 3. План/факт — где обещали себе одно, а вышло другое.
Прайм-кост: главный рычаг
Прайм-кост = себестоимость + персонал целиком (оклады, проценты, налоги, аутстафф). Цель — не выше 60–65% выручки.
Почему именно он: аренду не передоговоришь каждый месяц, коммуналку не выключишь — а закупка и график смен управляются еженедельно. Два процентных пункта прайм-коста на выручке 20 млн — это 400 тысяч в месяц.
Куда смотреть, если прайм-кост выше цели: фудкост по категориям (глава 2) и раздел Персонал — «стоимость дня» смены против выручки дня: какие слоты перегружены штатом в тихие часы.
Точка безубыточности
Безубыток = постоянные расходы ÷ маржинальность. Freshli показывает его в рублях выручки за день: «ниже N ₽/день — работаем в минус».
ФОТ считается постоянным расходом: штат на месяц уже набран, и в плохой день зарплата никуда не девается. Поэтому цифра безубытка честнее «оптимистичных» калькуляторов.
Как использовать: держите эту цифру в голове, глядя на график по дням на Главной. День ниже безубытка — не «слабенький», это день, в который ресторан доплатил за то, что открылся. Два таких дня каждую неделю — вопрос к графику работы или к маркетингу именно этих дней.
P&L ≠ деньги на счёте: cashflow
Прибыль есть, а денег нет — нормальная ситуация, если не понимать разницу: - P&L — «по начислению»: банкет декабря с предоплатой в октябре — это выручка декабря. - Cashflow — «по кассе»: деньги пришли в октябре.
Раздел «Движение денег» показывает поступления и выплаты по дням: зелёные дни — приток, красные — отток. Кассовый разрыв виден заранее: впереди аренда 1-го числа и зарплата 5-го, а крупных поступлений до 3-го не ожидается.
Кошелёк владельца
Экран, который отвечает на вопрос «сколько я могу забрать, ничего не сломав»:
- Остаток на счетах — сколько денег физически есть.
- Резерв ликвидности — подушка на обязательства ближайших недель (аренда, зарплата, налоги).
- Кредиторская задолженность — сколько должны мы (поставщикам, по налогам).
- Дебиторская задолженность — сколько должны нам (банкетные постоплаты, эквайринг в пути).
- Доступно к распределению — остаток минус резерв и обязательства. Это и есть ответ.
Правило: дивиденды — из «доступно к распределению», а не из «остатка на счетах». Остаток врёт: в нём сидят чужие деньги (предоплаты банкетов, неоплаченные накладные).
Ритуал владельца: месяц за 15 минут
- Утренний отчёт в Telegram — ежедневный пульс без входа в кабинет (2 минуты).
- Раз в неделю: Главная → прогноз против плана; если разрыв растёт — спросить управляющего не «почему мало», а «какие дни проваливаются и что делаем».
- По закрытии месяца: P&L → чистая прибыль, Δ-колонки, прайм-кост; Кошелёк → доступно к распределению.
- Раз в месяц задать ИИ-советнику: «Сравни этот месяц с прошлым: что изменилось в расходах?» и «Где мы теряем деньги?» — получите список с конкретными суммами (глава 7).